Head of Operations (Elara Digital Gmbh)

Bei Elara leben wir eine Kultur der Innovation, Zusammenarbeit und des stetigen Lernens. Wir glauben an den Mehrwert unseres Produkts und setzen alles daran, außergewöhnliche Kundenerfahrungen zu schaffen. Unser Team ist leidenschaftlich dabei, einen echten Unterschied zu machen, und wird von einem gemeinsamen Ziel angetrieben: die Expertise im Bereich Anlagen und Wartung in datengestützte Erkenntnisse zu verwandeln. Wir bieten wettbewerbsfähige Gehälter, ein flexibles Arbeitsumfeld sowie zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung. Werde Teil eines Teams, das Deine Leistungen anerkennt und Deine Karriereziele aktiv fördert.

Elara sucht eine proaktive, sehr gut organisierte und strategische Person für die Position Head of Operations, um unser Führungsteam in Berlin zu verstärken. In dieser Rolle verantwortest Du die Optimierung der Betriebsabläufe, das Finanzmanagement inklusive Berichterstellung und Vertragsgestaltung, stellst die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicher und sorgst für reibungslose Kundenprozesse. Dabei leitest Du operative Projekte und erstellst umfassende Berichte für Stakeholder, um den Erfolg von Elara zu sichern. In enger Zusammenarbeit mit den Teams aus Produkt, Vertrieb, Customer Success und Marketing stellst Du sicher, dass unsere operativen Maßnahmen mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen. Zudem arbeitest Du eng mit dem CEO zusammen und berichtest direkt an ihn.

Verantwortungsbereiche

• Prozessoptimierung: Du führst und verbesserst operative Abläufe, um sicherzustellen, dass sie auf die strategischen Ziele von Elara abgestimmt sind.
• Finanzmanagement: Du erstellst Finanzberichte, entwickelst Kennzahlen und stellst durch enge Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater sicher, dass unsere Finanzen auf Kurs bleiben.
• Recht und Compliance: Du gestaltest Verträge, überwachst die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und arbeitest mit Rechtsberatern zusammen, um AGB und AVV aktuell zu halten.
• Kundenkoordination: Du überwachst den gesamten Onboarding-Prozess unserer Kund*innen, behältst den Überblick über Status und nächste Schritte, pflegst Kundenbeziehungen und kümmerst Dich um Rechnungsstellung und Verträge.
• Projektmanagement: Du leitest operative Projekte und überwachst die ISO-Zertifizierung sowie andere Compliance-Initiativen.
• Stakeholder-Reporting: Du erstellst Berichte zu KPIs, Finanzen und Projektfortschritten und stellst sicher, dass sie den strategischen Zielen entsprechen.
• Prozessdokumentation: Du dokumentierst und optimierst bestehende Prozesse und implementierst neue Tools.

• Erfahrung: Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung im Operations Management, Finanzwesen oder einem verwandten Bereich, idealerweise in einem Start-up oder Technologieumfeld.
• Fähigkeiten: Fundiertes Verständnis von operativen Prozessen, Finanzmanagement, Vertragsverhandlungen und Compliance. Erfahrung im Projektmanagement und in der Prozessoptimierung.
• Sprachkenntnisse: Deutsch auf Muttersprachenniveau und fließendes Englisch sind erforderlich.
• Bildung: Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Operations Management, Finanzwesen oder einem verwandten Bereich ist erforderlich.

Gewünschte Fähigkeiten und Kompetenzen

• Analytisches und strategisches Denken: Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, komplexe Themen zu analysieren und effektive Strategien zu entwickeln. Detailorientiert mit einem Fokus auf strategische Planung und operative Exzellenz.
• Führungs- und Teamfähigkeit: Nachgewiesene Fähigkeit, funktionsübergreifende Teams zu führen und ein kollaboratives Arbeitsumfeld zu fördern. Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Veränderungen im gesamten Unternehmen voranzutreiben.
• Organisations- und Projektmanagement: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Projekte gleichzeitig zu managen. Erfahren im Setzen und Einhalten von Fristen bei gleichbleibend hohen Qualitätsstandards.
• Proaktivität und Ergebnisorientierung: Eine selbstmotivierte Person, die Initiative ergreift und sich auf das Erreichen von Ergebnissen konzentriert. Starke Verpflichtung zu kontinuierlicher Verbesserung und operativer Effizienz.
• Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit: Du fühlst Dich wohl in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld. Offen für Veränderungen und in der Lage, sich an wechselnde Prioritäten und neue Herausforderungen anzupassen.

Berlin, Deutschland, bevorzugt. Remote-Arbeit von jedem Standort aus möglich.

Bewerbungsprozess

Wir streben einen zügigen und transparenten Interviewprozess an. Hier ist der Ablauf:

1. Lebenslauf einreichen: Bitte sende uns Deinen Lebenslauf und hebe dabei Deine Erfahrung und Eignung für die Rolle hervor.
2. Online-Meeting: Wenn Du ausgewählt wirst, laden wir Dich zu einem Online-Interview mit einem unserer Gründer ein. In diesem Gespräch wirst Du mehr über das Unternehmen erfahren, über Deine Stärken und darüber sprechen, warum Du perfekt für die Rolle bist, sowie Deine Gehaltsvorstellungen mitteilen. (1 Stunde)
3. Vor-Ort-Gespräch: In der letzten Phase wirst Du zu einem Vor-Ort-Treffen mit dem Gründerteam und weiteren Teammitgliedern eingeladen. Hier werden wir Deine Fähigkeiten ausführlicher besprechen, und es wird geprüft, ob Du gut zu unserer Unternehmenskultur passt. (2 Stunden)
4. Endentscheidung: Innerhalb von zwei Wochen informieren wir Dich über unsere Entscheidung.

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